超簡單易用的 HomeBank 記帳軟體

無痛個人理財入門 收支狀況一手掌握


無論環境景氣如何，想要做好個人理財，都必須先節流再開源，而掌握收支狀況的第一步正是「記帳」。坊間的記帳軟體以至於個人財務管理系統其實相當多，也包含許多收費不貲的商業軟體，不過我想要找個跨 Windows 及 Linux 平台的免費程式，選擇可就不多了。老弟推薦我很多人用 GnuCash，功能強大也有 Windows 版，但是 GnuCash 對我而言實在太複雜，沒有相當的會計學知識還真沒辦法運用自如。研究了一下，發現 HomeBank 應該是個不錯的選擇，這個開放原始碼的免費個人財務管理軟體，可以讓你用非常簡單的方式輕鬆追蹤所有收入與支出。

其實早在 1995 年 HomeBank 就誕生於顯赫一時的 Amiga 電腦平台上，因此它擁有足夠的時間發展成為第一流的應用程式。如今，在Ubuntu、Fedora、Mandriva、OpenSUSE 等主流 Linux 發行套件的軟體庫中都可以找到 HomeBank。雖然 HomeBank 不像 GnuCash、KMyMoney 或 Girsbi 等同類軟體那麼知名，不過由於它的程式簡單輕巧，成為許多輕量級 Linux 版本如 Puppy Linux、SliTaz 等的首選個人財務管理軟體。我使用 Ubuntu 8.04，直接從桌面的開始功能表選擇「添加/刪除...」，搜尋 HomeBank 就可以找到並安裝了，而且還是由 Ubuntu 社群提供的，用起來格外親切又放心。

程式啟動很快，不像 GnuCash 要等頗久。HomeBank 支援多國語言，一安裝好就有繁體中文介面了，感謝前人貢獻翻譯。感覺某些中文翻譯還有點不順之處，雖然我程度不甚高明，還是希望過一陣子能效法前輩們貢獻一點修正建議。為了說明起見，本文部份名詞的翻譯是參酌英文版詞彙意譯而來，但也註明了實際操作介面（HomeBox v.3.6）中的名稱。

與其他個人財務管理系統相同，HomeBank 也是立基於兩大關鍵概念：「帳戶」與「交易」。在 HomeBank 中，帳戶（account）代表了你實際的銀行戶頭，例如存款帳戶或支票帳戶。每次當你收入或支出金錢時，就將這個動作登錄為對應於某個帳戶的一筆交易（transaction）。

你可以事先自行定義一些收付者（payee），也就是在你的每筆交易中扮演收款來源或支付對象的特定個人或機構。實際登錄交易時，並不要求一定必須註明收付者，直接留白或登記在備註欄中也行，不過若能註明主要或常用的收付者，對於之後顯現金錢流向將會很有幫助。此外，可以自行定義一些類目（category），以便於對每筆交易進行分類與描述。例如說，當你買了一本書，你可以將這筆交易歸類到「書籍雜誌」。這不僅可以幫助你快速完成每筆交易登錄，更是後續進行排序、篩選及分析的基礎。

對於重覆循環出現的交易（例如每月固定支付的帳單），你可以指定為所謂的案卷（archive），亦即可以事先預定何時發生的交易。案卷也可以當成交易登錄的模板來使用，新增交易時，可以透過套用特定的案卷來自動填寫某些必要的欄位。

HomeBank 把資料存放在一個稱為皮夾（wallet）的檔案中，因此要開始使用之前，第一個步驟就是建立一個新的皮夾，並且把帳戶、收付者與類目資料存放進去。點選 檔案→新增 來建立新的皮夾。如果你想要的話，在 檔案→屬性 中則可以設定這個皮夾的一些屬性，例如擁有者的姓名。

想要新增帳戶，從選單的 編輯→帳戶 之後點選 新增。在 標題 欄位中賦予帳戶一個足以描述的名稱，例如「公司薪資戶頭」，然後填入帳戶號碼及銀行名稱。如果你希望將這個帳戶包含在預算分析中，請勾選 包含預算 欄位，然後將目前的帳戶餘額填入 最初 欄位中。如果這個戶頭已核定有超支的信用額度，請在 透支於 欄位中填入可透支的金額。按下確定以儲存帳戶設定，然後重覆這個流程來設定其他的帳戶。

新增收付者更簡單，只要從 編輯→收款人 按下 新增 即可。

接下來，點選 編輯→分類 以便設定需要的類目。別忘了，當你建立屬於收入性質的類目時，別忘了在 收入 的欄位打勾。你還可以在每個類目之下建立次級類目，這可以讓分類描述更精確。例如「汽車」的類目之下可以包括「汽油」、「停車」與「維修保養」等子類目。

點選 編輯→預算 進入預算（Budget）功能，你可以為個別類目指定預算金額。這招可以有效設定設定每個類目的花費上限，之後你還可以在預算報表中，檢視自己對於把開支控制在預算內的表現如何。預算可以設定為整個年度或每個月不同的規劃。

由於 HomeBank 可以匯入通用的 CSV 格式檔案，你可以很簡單的將收付者與類目資料從其他個人財務管理軟體中移轉過來。不過很抱歉，帳戶資料似乎是沒有辦法用 CSV 匯入的。

最後，你或許會想要建立可以用來設定週期重覆交易或當作交易填寫模板的案卷。選擇 編輯→封存的資料庫 再按下 新增 按鈕，在 用語 欄位為它取一個清楚描述的口語化名稱，然後依序填入預設的金額、帳戶等。如果你希望它成為定時循環出現的交易，請勾選 自動插入 項目下的 啟用 欄位，並設定從何時起、每隔多久間隔自動新增一筆此交易。後面的 限制 欄位則可以設定最多自動出現幾次。

準備工作確實得花上不少時間，不過後來你就會發現這是值得的，因為這可以讓後續管理交易的工作變得又快又有效率。

在開始新增交易之前，或許你會想先仔細看看 HomeBank 的主視窗，它分成上下兩個窗格。上方的「帳戶摘要」窗格中，列出了每個帳戶的三種餘額欄位：銀行、今天、未來。「銀行」記載了依銀行記錄資料確實對帳過的餘額。「今天」欄位的數字則代表了在今天以前已經發生的交易總額。至於「未來」則顯示所有交易的總和。下方的「即將自動交易」窗格，則列出近期將發生的重覆循環交易。此外，視窗上有一整排工具列按鈕，不過似乎由於中文的按鈕說明文字太長，後面的工具列按鈕顯示不出來，這樣很不方便，建議先在 編輯→偏好設定→介面 中，將工具列改為「僅顯示圖示」。

在 HomeBank 中新增交易相當簡單：在帳戶摘要窗格中點選所要進行交易的帳戶，然後按上方工具列裡面藍色十字圖示的「新增交易」按鈕。在新增交易視窗中的多數欄位，都可以依你的需要自行定義填寫，除了「有效」及「提醒」兩個勾選方塊必須要仔細一點看看。「有效」（Validate）是用來標示出與銀行記錄核對過的交易，通常用來對帳，官方說明文件中說，這部份的功能還很陽春，將會持續強化。目前我還沒有搞清楚這個功能該怎麼用，或許比較有會計概念的朋友可以給點指導，總之勾了這個選項之後只會影響到「銀行」欄的餘額。勾選了「提醒」（Reminder）的交易則是純粹用來記憶，系統會自動新增一筆相反金額的交易來抵銷，因此不會影響總額的計算，但卻會持續保持顯示。在借錢給別人又不想忘記時，這會是非常有用的功能。

在帳戶摘要窗格中，雙點某個帳戶即可檢視其下的所有交易，或者點選 交易→顯示 也可以開啟交易視窗，這裡提供了管理交易的方便功能。新手可以從下拉選單篩選顯示特定日期範圍的交易，老手則能點選 工具→過濾 自行設定複雜的過濾條件來找出特定的交易。工具列和選單中還有個「繼承」的功能，可以為當前選定的交易產生一個副本，當你想要建立一些內容相似的交易時，這個功能會很方便。在選單中點選 交易→建立資料檔 則可以迅速將當前交易轉換為案卷，而綠色勾勾圖示的「啟用交易生效」按鈕則可以快速切換該筆交易的驗證生效狀態。

為了讓你更容易了解財務資料，HomeBank 還具備了不錯的報表及圖表功能。你可以使用 HomeBank 產生三種報表：統計、預算及透支。從工具列的按鈕或「報告」選單中可以很容易找到這些功能。統計報表是 HomeBank 中最重要的報表類型，可以讓你依類目或類型來了解收支情形、篩選符合特定條件的機要，並顯示為柱狀圖或圓餅圖。預算報表則可以呈現出預算執行的進展，並以柱狀圖來顯示。如同統計報表一樣，也可以篩選特定日期期間的資料。透支報表則可以折線圖來顯示出特定期間的收支平衡狀況。由於我還沒有開始累積記帳資料，可能要先用一陣子才會有報表的畫面可以提供。

除了這三種報表之外，HomeBank 還提供了一個特別的汽車費用報表，可以清楚呈現出與汽車相關的花費例如汽油、維修等。要使用這個功能，必須先建立汽車類目並在描述欄位中依照規定的格式填入里程與加油量的數據，如此一來報表中除了費用以外，還可以提供里程數與耗油率之類的統計資料。

整體而言，HomeBank 算是適合新手使用的記帳軟體，功能簡單易用、介面清爽友善，再加上實用美觀的報表，對於收入支出及理財投資不太複雜的一般上班族而言，應該是夠用了。更重要的是，它是個免費、開放的軟體，資料也可以匯出成具有共通性的 CSV 檔案格式，理財的第一步就是記帳，先節流後開源，當你成功運用 HomeBank 記帳分析讓收支趨於健全，打好了這個基礎，往後進階的理財功能，也可以很容易轉移到更複雜的大型軟體上。

除了官方網站（http://homebank.free.fr/）及程式本身的說明文件之外，本文參考了Eason Chen兄的「我的投資日記」部落格（http://easonstock.blogspot.com/2008/06/gnucash.html），主要內容則來自 Dmitri Popov 在 Linux.com 發表的專欄文章（http://www.linux.com/feature/148729）。